Overtakelsesprotokoll: Hvorfor den er uvurderlig (og hva den bør inneholde)

«Leietakeren sier at hullet i veggen var der da de flyttet inn. Jeg vet at det ikke var det.» Slike saker havner i husleietvistutvalget hvert år. Uten innflyttingsprotokoll og bilder er det utleier som må sannsynliggjøre at skaden oppsto i leietiden. Det er vanskelig å løfte.

Hva er en overtakelsesprotokoll?

En overtakelsesprotokoll er et skriftlig dokument som beskriver boligens tilstand ved innflytting (og evt. utflytting). Den fungerer som bevis på hvilken stand leietaker overtok boligen – og dermed hva utleier kan holde leietaker ansvarlig for ved fraflytting.

Protokollen er ikke lovpålagt i husleieloven, men den er sterkt anbefalt – og er i praksis nødvendig for å vinne tvister om depositum og skader.

Hva bør protokollen inneholde?

• Dato for innflytting og signaturdato
• Adresse og ev. leilighetsnummer
• Navn og underskrift fra både utleier og leietaker
• Rom-for-rom gjennomgang: vegger, gulv, tak, dører, vinduer
• Tilstand på hvitevarer og teknisk utstyr (oppvaskmaskin, komfyr, vask)
• Antall nøkler overlevert
• Avlesning av strømmåler (og ev. varmtvannsmåler)
• Bilder av alle rom og spesielle mangler
• Eventuell liste over ting som allerede er skadet/slitt ved innflytting

Hva skjer ved utflytting?

Når leietaker skal flytte ut, gjennomfører dere en ny protokoll – denne gangen en utflyttingsprotokoll. Denne sammenlignes med innflyttingsprotokollen. Alt som er i dårligere stand enn ved innflytting (utover normal slitasje) kan utleier kreve erstattet.

«Normal slitasje» er et sentralt begrep her. En leietaker som bor i en bolig i 3 år forventes å etterlate noe slitasje – slitte gulvlister, mattede vegger. Men et hull i veggen, ødelagte hvitevarer eller flekker på parkett er ikke normal slitasje.

Hva kan du trekke i depositumet?

Du kan trekke i depositumet for skader som overstiger normal slitasje, og som ikke var til stede ved innflytting (dokumentert i protokollen). Du kan også trekke for ubetalte husleier og strøm leietaker har ansvar for. Selve depositumsreglene er egne, og fristen mot banken er kort.

• Når leietaker krever depositumet utbetalt, varsler banken deg. Da har du fem uker på å fremme krav eller dokumentere at du har reist sak
• Depositumet kan ikke holdes tilbake uten dokumentert grunnlag
• Banken som administrerer depositumskontoen vil kreve skriftlig dokumentasjon eller samtykke fra leietaker
• Bestrider leietaker kravet, går saken til husleietvistutvalget

Hva skjer uten protokoll?

Uten innflyttingsprotokoll er det utleier som har bevisbyrden. Husleietvistutvalget tar ofte utgangspunkt i at uklare skader var der ved innflytting, hvis utleier ikke kan dokumentere noe annet. En protokoll med datostemplet bilder er det som skiller et krav som står fra et krav som faller.

Gjennomføring i praksis

1. Avtal tidspunkt for overtakelse – gjerne 30 min til 1 time
2. Gå systematisk rom for rom med leietaker til stede
3. Fyll ut protokollen fortløpende, noter avvik
4. Ta bilder av alle rom og eventuelle skader
5. Les av strømmåler (og noter den i protokollen)
6. Lever nøkler – noter antall i protokollen
7. Begge parter signerer – leietaker beholder en kopi